1.Analisis
Jabatan
Analisis
Jabatan adalah suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan
semua informasi dan fakta yang behubungan dengan suatu jabatan. Analisa jabatan
adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke
dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan
tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses
analisis jabatan, yaitu (1) mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan
mengelola informasi jabatan, dan (3) menyusun informasi jabatan dalam suatu
format yang baku.
Analisis jabatan penting dilakukan untuk meningkatkan prestasi pekerjaan dan
untuk menemukan permasalaahn-permasalahan yang dihadapi oleh sesorang dalam
bekerja dalam hubungan pekerjaan.
Dan untuk melakukan analisis jabatan diperlukan prinsip-prinsip agar analisis yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan yang diinginkan.
b. Saran
Dalam penulisan laporan ini penyusun merasa masih banyak kekurangan-kekurangan, dan mungkin laporan ini tak sesuai dengan harapan para pembaca. Untuk itu masukan dan saran dari para pembaca sangat dibutuhkan.
Dan penyusun berharap laporan yang telah tersusun ini bisa bermanfaat dan dimanfaatkan oleh bidan khusususnya dalam meningkatkan prestasi kerja para bidan dan masyarakat umum dalam hal pengawasan terhadap kinerja para sbidan.
Dan untuk melakukan analisis jabatan diperlukan prinsip-prinsip agar analisis yang dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan yang diinginkan.
b. Saran
Dalam penulisan laporan ini penyusun merasa masih banyak kekurangan-kekurangan, dan mungkin laporan ini tak sesuai dengan harapan para pembaca. Untuk itu masukan dan saran dari para pembaca sangat dibutuhkan.
Dan penyusun berharap laporan yang telah tersusun ini bisa bermanfaat dan dimanfaatkan oleh bidan khusususnya dalam meningkatkan prestasi kerja para bidan dan masyarakat umum dalam hal pengawasan terhadap kinerja para sbidan.
Job Analisis
dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (job holder), atasan (superior) dan job analis. Terkadang
bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya orang yang memiliki job
yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada dalam satu departemen
dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan
tersebut.
Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama
karena dialah yang yang lebih mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang
lain. Atasan melihat jabatan tersebut dalam prespektif : mampu melihat
bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana
mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk
melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan
menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil
akhir.
Prinsip dasar
dalam melakukan analisa jabatan adalah :
- Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan
- Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan
- Fakta bukan judgement
2. Deskripsi Jabatan
Rentang isi Job Description
Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam Min Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab tersebut sudah dibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job description tersebut (job re-analysis ). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.
Dari
sini terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti perkembangan,
strategi kondisi maupun situasi organisasi.
Tujuan dari rekrutment, seleksi dan penempatan
adalah mencocokkan (to match)
antara karakteristik individu (pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan
lain-lain) dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki individu tersebut
dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut
dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat
rendah, sehingga tidak jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi
frustrasi. Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan
tertentu maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan
(demands) dan
persyaratan-persyaratan (requirements)
dari jabatan tersebut. Proses pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu
jabatan tersebut dinamakan Analisis Jabatan (Robbin, 1993). Analisis jabatan merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa adaya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekrutmen, seleksi dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.
Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
"Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job" (Robbin, 1993).
Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu ("job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job"). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: "job analisis is the process of gathering information about a job" (Bernardin & Russel, 1993).
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini adalah:
- Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab
- Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif
- Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
- Standard kerja atau target yang dapat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .
Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).
Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :
- Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
- Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
- Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
- Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
- Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
- Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
- Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
- Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :
- Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
- Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
- Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job description.
Uraian Jabatan (Job description). Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi
uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan (jobholder/incumbent),
bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan-alasan mengapa pekerjaan
tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi
tertentu dan posisi lainnya di dalam dan di luar organisasi dan ruang lingkup
pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi
dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan
organisasi secara keseluruhan.
3
Spesifikasi Jabatan
(Job specification). Adalah suatu
pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap-sikap yang
dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan kualifikasi
khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang
harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi
jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan
tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
Mengapa
Analisis Jabatan Diperlukan? Sampai saat ini masih terdapat perdebatan mengenai perlu tidaknya analisis jabatan guna memperoleh uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Pendapat yang pro analisis jabatan memandang bahwa uraian jabatan (produk dari analisis jabatan) merupakan panduan yang mutlak dalam menjalankan pekerjaan dan memudahkan bagi pekerja dan perusahaan. Sebaliknya pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya akan membuat seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan terkotak-kotak dalam suatu pekerjaan tertentu.
Dalam tulisan ini saya tidak ingin memperdebatkan mana diantara kedua pendapat tersebut yang paling benar. Saya percaya bahwa kedua pendapat tersebut pasti memiliki sudut pandang masing-masing. Pada tulisan ini saya hanya ingin memberikan suatu gambaran, bagaimana suatu proses rekrutment dan seleksi memiliki hubungan yang krusial dengan analisis jabatan.
Meski banyak perusahaan menganggap penting, analisis jabatan seringkali dilakukan tidak sebagaimana mestinya. Permasalahan yang dialami oleh John dalam kasus di atas mungkin merupakan bukti dimana analisis jabatan tidak mendapatkan perhatian serius ketika perusahaan ingin merekrut karyawan baru. Dalam kasus John, si recruiter gagal mencocokkan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan, karena tidak didukung oleh informasi akurat tentang jabatan tersebut. Akibatnya individu yang direkrut tidak cocok dengan jabatan yang dipegangnya sehingga membuat kinerjanya rendah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan.
Fakta lain mengenai gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat terlihat pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar, website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Dengan melakukan analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat antara lain:
- Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
- Penyusunan persyaratan jabatan
- Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang jabatan
- Bahan untuk pengembangan materi wawancara
- Bahan untuk pengembangan alat test
- Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
- Bahan orientasi bagi karyawan baru
http://www.e-psikologi.com/epsi/industri_detail.asp?id=313